Unterhaltungen

Über den Menüpunkt „Unterhaltungen“ können Sie die im BBM verarbeiteten E-Mails sowie deren Dokumentenanhänge und Antworten einsehen. Diese sind entsprechend der „Betreff“-Zeilen sortiert und werden stets auf Duplikate geprüft. Dabei wir Ihnen im Reiter „E-Mail Antworten“ zu jeder einzelnen E-Mail angezeigt, wann die E-Mail im System empfangen wurde (Spalte „Sent“), wann die E-Mail vom System verarbeitet wurde (Spalte „Processed On“) und ob diese auch erfolgreich ausgelesen wurde (Spalte „Is Processed“). Als zusätzliche optische Unterstützung werden alle bereits verarbeiteten E-Mails grün markiert. Sollte ein E-Mail nicht verarbeitet werden können, weil z.B. ein Dokumentenanhang gefehlt hat oder es sich inhaltlich nicht um eine ZvF oder Fplo Meldung handelt, wird diese rot markiert. Abbildung 4.2-1: Übersicht E-Mails Über das „Öffnen“ Symbol können Sie in die einzelne E-Mail reinschauen und diese dort weiter bearbeiten. Abbildung 4.2-2: E-Mail Ansicht (einzeln) Dabei können Sie zunächst folgende Angaben machen: State: Wait until: Is QM Required: Owner Contact: Name: Außerdem können Sie die Dokumentenanhänge separat öffnen oder herunterladen. Über das Feld „Show More“ wird die gesamte E-Mail angezeigt. Über das Feld „Reply All“ können Sie direkt aus dem System heraus auf eine E-Mail antworten. Dazu öffnet sich folgende Ansicht: Abbildung 4.2-3: E-Mail antworten Neben dem klassischen Freitext können Sie auch Dokumente anhängen oder diese wieder entfernen. Gesendet wird die E-Mail über den entsprechenden Button. Sollten Sie persönlich eine Antwort auf eine E-Mail bekommen, erscheint in der Kopfzeile ein Benachrichtigungssymbol  . Über dieses Feld gelangen Sie sofort in die Übersicht Ihrer „ungelesenen“ Unterhaltungen. Abbildung 4.2-4: ungelesene Nachrichten Diese können Sie hier wieder einzeln öffnen und weiter bearbeiten. Darüber hinaus ist diese Nachricht auch für alle weiteren Mitarbeiter einsehbar, wenngleich nur Sie die Benachrichtigung dazu sehen. Im Reiter „Unterhaltungen“ werde alle Nachrichten zu einem Betreff gebündelt angezeigt. Wenn Sie eine gebündelte Unterhaltung öffnen, werden Ihnen sofort alle E-Mails, die zu diesem Betreff gesendet oder empfangen wurden, angezeigt. Abbildung 4.2-5: Unterhaltungen Abbildung 4.2-6: Unterhaltungen gruppiert