Produktbeschreibung

  Vorwort In Zeiten der Digitalisierung ist es wichtig, dass eine Container Spedition mit dem Markt Schritt hält und Dispositionsprozesse mit neuen Technologien modernisiert. Nur so können die wachsenden Anforderungen der Kunden erfüllt werden. Mit cTRANS, dem Transport Management System (TMS) für Containerspeditionen, digitalisieren Sie Ihre Spedition vom Auftragseingang bis hin zur Abrechnung. Digitalisierung bedeutet hier vor allem Vernetzung mit Kunden und Dienstleistern, automatischer Auftragsimport und Rückmeldungen sowie die digitale Einbindung der Personale. Während Soziale Medien im Privatleben Menschen miteinander verbinden, übernimmt die catkin Plattform diese Rolle in der Geschäftswelt im Bereich des Kombinierten Verkehrs. Über catkin werden aktuell über 50.000 Transportaufträge pro Monat bearbeitet (Stand April 2022). Speditionen, die mit cTRANS arbeiten, sparen dadurch täglich Zeit und Geld. cTRANS-Speditionen berichten: „In der Disposition haben wir seit der Einführung 30% mehr Kapazität“, oder  „Mit cTRANS arbeiten unsere Disponenten entspannter, weil alle Aufträge samt Änderungen automatisch importiert werden“. Bei der Entwicklung von cTRANS wurde hoher Wert auf die Vereinfachung der täglichen Arbeitsschritte, Vermeidung von Doppeleingaben und hohe Performanz gelegt. Dabei wurden die Menüs und Prozesse in Kooperation mit erfahrenen Disponenten konzipiert und gestaltet. Die hauseigene Entwicklungsabteilung von catkin arbeitet an der ständigen Weiterentwicklung von cTRANS und des catkin Portals. Moderne Technologien, höchste (Daten-) Sicherheitsstandards und standardisierte Routinewartungen sorgen für die hohe Performanz und Systemsicherheit. Dabei steht für uns die Zufriedenheit unserer Kunden im Fokus. In zahlreichen Projekten haben wir erkannt, dass gute Einarbeitung von Mitarbeitern und reaktionsschneller Support das A und O bei Software-Einführungsprojekten sind. Deswegen betreuen wir neue Kunden in der Anfangsphase besonders intensiv und zeigen den Usern den unmittelbaren Nutzen des neuen Systems (z.B. automatisierte Auftragserfassung, Fehlervermeidung und Übersichtlichkeit). Dabei werden die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und bei Bedarf letzte Prozesse feingeschliffen, denn bei genauerem Hinsehen ist jede Spedition einzigartig.   Beschreibung der cTRANS Module   cTRANS Basis Mit dem Basismodul von cTRANS werden Transportaufträge automatisch via catkin nach cTRANS importiert. Dadurch erhalten Sie alle auftragsrelevanten Informationen (Zeiten, Orte, Dokumente), Zusatzinformationen (Preise, Warenpositionen, Referenznummern) und insbesondere alle kurzfristigen Auftragsänderungen automatisch. Zusätzlich können Sie Transportaufträge auch manuell erfassen. Durch intuitive Auftragsmasken und präventive Fehlerkorrektur können Ihre Mitarbeiter schneller neue Aufträge anlegen. Mit dem Auftragsimport (oder der Auftragsanlage) gelangt der Transportauftrag an den jeweiligen Wochentag im digitalen Dispoplan. Diese Planungsansicht zeigt alle verfügbaren Aufträge pro Wochentag und Ihre Ressourcen (eigene Fahrer und Dienstleister). Der digitale Dispoplan zeigt den Status der Aufträge in 3 Farben (Vorplanung/ in Bearbeitung/ Durchgeführt) und ermöglicht nach Abschluss der Planung den finalen Versand des Auftrags an Ihr mobiles Personal. cTRANS verwendet einen umfangreichen Datensatz je Auftrag, um den Datenaustausch zu vereinfachen. cTRANS User können diese Daten durch die Auftragsdetailansicht einsehen, kontrollieren und ergänzen. In dieser Ansicht befinden sich z.B. der Frachtbrief, Preisinformationen sowie detaillierte Containerangaben (Warenpositionen/Gefahrgutangaben). Bei der Entwicklung von cTRANS Basis haben wir darauf geachtet die Haupttätigkeiten einer Containerspedition abzubilden. Deshalb sind Spezial-Funktionen aus der Containerbranche wie z.B. Absattler oder Umfuhren bereits in der Basisfunktion vorhanden, um den Disponenten zu unterstützen.   Abbildung 1 Automatischer Import von LKW-Aufträgen (von verschiedenen Operateuren)     cTRANS mobile (catkin SmartApp) Mit cTRANS für mobile Geräte können Aufträge von Ihrem mobilen Personal „auf der Straße“ bearbeitet werden. Fahrer erhalten eine Auftragsübersicht, können Aufträge annehmen und melden Statusmeldungen, Chat- und GPS-Meldungen an die Disposition in Echtzeit. Die catkin App ist für iOS und Android Smartphones verfügbar. Die App zeigt dem Fahrer eine Übersicht der Aufträge, die der Disponent ihm zugewiesen hat. Der Fahrer startet einen Auftrag, indem er ihn annimmt und die erforderlichen Pflichtfelder an den Disponenten zurückmeldet (z.B. Containernummer). Mit jeder Rückmeldung werden auch GPS-Meldungen gesendet, sodass der Disponent den Standort der Fahrer einsehen kann. Für Zwischenfälle und Fotos kann der Fahrer die Chatfunktion nutzen, um mit dem Disponenten direkt zu einem Fahrauftrag zu kommunizieren und besondere Ereignisse zu dokumentieren. Die App wird bald auch den E-Mailversand, digitale Unterschriften und e-Frachtbriefe unterstützen, sprechen Sie uns hierzu gerne an!   Abbildung 2 catkin Fahrer-App (iOS und Android)     Modul Organisation Mit dem Organisationsmodul von cTRANS können Sie Ihre Kapazitäten noch besser im Blick behalten. Hierfür stehen Ihnen folgende Informationen zur Verfügung: Kapazitätsansicht Diese Auftragsansicht unterteilt das Auftragsvolumen in Vormittags- und Nachmittagsgestellungen und berücksichtigt alle in cTRANS enthaltenen Aufträge. Dadurch sehen Ihre Mitarbeiter direkt, ob und wann freie Kapazitäten bestehen und können Ihren Kunden präzise Zusagen machen. Die Informationen, wann und wie viele Kapazitäten zur Verfügung stehen, ist ebenfalls für den Auftragsimport empfehlenswert. Dashboards Eine weitere Funktion des Moduls ist, dass Nutzer sich individuelle Dashboards erstellen können. Diese Dashboards sortieren Aufträge nach einem vorgegebenen Schema, zum Beispiel: Aufträge, bei denen der Fahrer einen Zwischenfall gemeldet hat Aufträge die heute durchgeführt werden müssen oder Aufträge, die sich in den letzten 24h kritisch verändert haben (z.B. neuer Termin oder Storno). Das cTRANS Organisationsmodul hilft Ihren Disponenten auch innerhalb Ihrer Spedition den Überblick zu bewahren: Anforderungen Mit Hilfe der „Anforderungen“ können Erinnerungen an Fristen eingetragen werden. Sobald eine hinterlegte Frist abläuft, wird diese unter „ablaufende Anforderungen“ angezeigt. Anwendungsbeispiele hierfür sind unter anderem die Führerscheinkontrolle bei Fahrern und die Hauptuntersuchungen bei Trucks. In den Stammdaten der Fahrer und Trucks können nach Freischaltung des Moduls Dokumente hinterlegt werden, wie z.B. Führerscheine oder Fahrzeugbriefe.   Abbildung 3 Freie/gebuchte Kapazitäten pro Tag     Modul Organisation Plus Das Organisationsmodul Plus baut auf dem Organisationsmodul auf und erweitert die Organisationsfunktionen. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: Importdreher Eine Funktion des Organisationsmoduls Plus ist die Aufbereitung von Importdrehern. Durch die Sortierung von Transportaufträgen nach Datum und Reeder entsteht eine Ansicht, die dem Disponenten bei der Identifizierung von möglichen Importdrehern hilft. Kommunikation Ebenfalls im Organisationsmodul Plus enthalten ist die automatisierte Kommunikation per E-Mail mit Dienstleistern und Auftraggebern. So kann zum Beispiel eine Auftragsbestätigung automatisiert an ausgewählte Kunden geschickt werden. Abbildung 4 Potenzielle Importdreher (sortiert nach Datum und Reeder)     Modul Finanzen Mit dem Finanzmodul von cTRANS können Sie Transportpreise automatisch berechnen lassen. Hierzu hinterlegen Sie Ihre individuellen Konditionen für Kunden und fassen diese in einem Vertrag zusammen. Ein Vertrag in cTRANS besteht aus einer Preis- und Distanzmatrix nach Kilometer- und Zonenmodell. Zu dem Vertrag können auch Festpreise für Orte (Preis von PLZ zu PLZ) und für Direktfahrten (Adresse zu Adresse) hinzugefügt werden. In der Auftragsdetailansicht werden die von cTRANS berechneten Preise angezeigt und können bei Bedarf manuell angepasst werden. Ebenfalls können Transportzusatzkosten und Nebenleistungen (z.B. Wartezeit, Multistopp etc.) pro Transportauftrag hinzugefügt werden. Nach kurzer Prüfung der erfassten Daten können Ihre Mitarbeiter mehrere Aufträge zu einer Rechnung oder Gutschrift zusammenfassen und diese z.B. als PDF versenden. Mit dem Finanzmodul können Sie ebenfalls Gutschriften erstellen und an Ihre Sub-Unternehmer weiterleiten.   Abbildung 5 Verträge für Kunden     Modul Kundenportal Das Kundenportal in cTRANS ermöglich Ihren Kunden (z.B. Verlader) einen Zugang zu cTRANS. Mit diesem Kundenzugang können Ihre Kunden selbstständig neue Aufträge erfassen. Ihr Disponent sieht den Auftrag dann als Auftragsimport in der Import-Liste (siehe Basis-Modul). Für Ihre Kunden hat das Modul den Vorteil, dass sie alle Aufträge Ihrer Spedition mit Echtzeit Status sehen und sich frühzeitig auf die Entladung einstellen können. Kurzfristige Änderungen von Anliefer-Zeiten und Entlade-Orten können mit dem Zugang ebenfalls übermittelt werden, sodass sich die Flexibilität der Anlieferung erhöht. Für Ihre Disposition hat es den Vorteil, dass die Aufträge nicht manuell erfasst werden müssen. Das lästige E-Mail Ping-Pong, lücken- und/oder fehlerhafte Transportaufträge entfallen.     Abbildung 6 Auftragserfassung aus Kundenperspektive     Modul Bahntransport Mit dem Bahnmodul von cTRANS können Sie Bahnaufträge digital erfassen und an Bahn-Operateure übermitteln (z.B. TFG Transfracht, EGIM Eurogate und TX Logistik). Durch die digitale Schnittstelle zwischen catkin und den EVUs erhalten Sie Statusrückmeldungen zum Auftrag direkt in cTRANS, sofern die EVUs diese übermitteln. Alternativ erfolgt eine Bestätigungs-E-Mail des Bahn-Operateurs. Das Modul unterstützt Disponenten bei der Erstellung von Bahn-Transportaufträgen und berücksichtigt dabei die Validierungslogik der Bahn-Operateure, sodass ein Auftrag stets fehlerfrei übermittelt wird. Per Schnittstelle (API) wird der Auftrag direkt an das Transport Management System (TMS) des EVU übermittelt, wodurch die E-Mailkommunikation reduziert wird. Nach erfolgreicher Anlage sieht der Disponent alle Aufträge in einer Auftragsübersicht als Liste und kann bei Bedarf Details einsehen.   Abbildung 7 Erfassung einer Bahnbuchung